Antonio lleva 12 años trabajando como gestor de compras en una empresa de fabricación de abono orgánico. Aún recuerda lo duro que se le hizo su primer año en la empresa, había muchos procesos manuales y la repetición de tareas día tras día le obligó a poner en práctica aquello que había aprendido en el curso de ofimática avanzada que había tomado antes de aventurarse en el mundo laboral.
Creó una base de datos en Microsoft Access en la que almacenaba la información de los proveedores y de los pedidos que les hacía. Generó consultas mediante un diseñador muy intuitivo para explotar los datos que introducía. Con el tiempo, descubrió los formularios que le daban un lavado de cara a la manera que tenía de introducir los datos. Detrás de los formularios descubrió que había un lenguaje de programación llamado Visual Basic for Applications. VBA para los amigos, o enemigos }:) Y cuando comprendió, al fin, el funcionamiento de los reports y subreports para sacar impresa su información, vio que aquello era bueno.
La empresa creció y de los 4 empleados que la formaban en un principio, ahora eran 20. Las multitareas que antes llevaban entre 4 ahora se habían convertido en tareas de departamentos gestionados por equipos. Para todos estos equipos Antonio había creado un archivo Access donde almacenaban la información que gestionaban. Ahora había un Access para Compras, otro para Comercial y Ventas, otro para Contabilidad y Administración, para RRHH y para controlar la producción del abono.
Antonio se había convertido en imprescindible en la empresa porque sólo él sabía el funcionamiento de la misma. Cuando necesitaban agregar una tabla, una consulta, un formulario o un informe acudían a él.
Un día se vio desbordado por todo el trabajo que le daba mantener todos aquellos ficheros Access. La empresa tuvo el buen criterio de contratar los servicios de una consultoría que les ayudara a migrar toda su información a un software de gestión empresarial que, junto con la ayuda de todo el conocimiento adquirido por Antonio durante tantos años, terminó siendo todo un éxito.
¿A cuántos mientras leían este texto les ha venido a la mente algún Antonio? Es la realidad de muchas pequeñas, medianas y no tan medianas empresas hoy en día. El problema no es la herramienta, sino el mal uso que se le da.
Cuando se lo usa para almacenar información de ciertos datos concretos, como recurso local y personal, no está mal. El problema viene cuando ese fichero se comparte con un grupo de personas y pretendemos que funcione igual de bien que funcionaba cuando sólo lo manejábamos nosotros.
Este texto no es con afán de denigrar la herramienta, sólo de saber qué uso darle y cuándo. Con un destornillador también podríamos clavar un clavo, o con un martillo podríamos incrustar un tornillo. Al final, el objetivo se ha cumplido, pero no hemos usado la herramienta adecuada. Así, en muchas ocasiones, se usa un fichero Access para programar un envío de correo o procesar y generar un fichero. Al final obtendremos el resultado deseado pero lo que hagamos con ese fichero Access no será escalable.
El mismo ejemplo podríamos aplicarle a su hermano Excell, que, debido a su mal uso, provocó en octubre de 2020 confundir a la población de Reino Unido con datos erróneos sobre contagios con COVID-19.
Lo que hay que hacer es ponerse en el lugar de Antonio y saber en qué pensaba cuando creó aquel ser que, sin quererlo ni desearlo, ha adquirido vida propia; entenderlo y tratar de reemplazarlo lo más pronto posible por una aplicación configurable y escalable en el tiempo para hacerle la vida más llevadera al usuario final y al programador o informático que viene detrás de nosotros.
La siguiente vez que vayas a crear un Access que se alimenta solo y crece cogiendo vida propia, recuerda a Antonio y que en algún momento el trabajo te desbordará y el único trabajo que realizarás en tu día a día será corregir ese Access.
Saludos =)